Win Win Synergy
הסינרגיה הארגונית מהווה אמצעי אופטימלי
לצמיחה עסקית בחברות מומחים.
איך נגרום להגדלת התפוקה באמצעות שיפור יחסי הגומלין?
חברות מומחים הכוללות מספר שותפים מאותו תחום, נפוצות מאוד בכלכלה בימינו. יש היגיון רב בהקמת שותפויות של מומחים. כך ניתן לחלק את העול הניהולי, בין שותפים שונים, ולתת מטרית שירות רחבה יותר ללקוח. עם זאת שותפות (כמו זוגיות או כל קשר אינטנסיבי אחר) מחייבת מיומנויות נוספות על הידע המקצועי איתו מגיע כל שותף. במקרים רבים אנו נתקלים בשותפים שהתחילו כחברים (לעיתים עוד מספסל הלימודים), הקימו שותפות יחד, ומחוסר ידע ארגוני ניהולי, או בגלל הצורך לתת מענה לקונפליקטים חיצונים, מצאו את עצמם בקשיים או אף במשבר. לא אחת אנו שומעים על עזיבה של אחד או יותר מהשותפים, או על משברים אחרים.
בנוסף לכך, בעת הקמת שותפויות או ניהולן השוטף, ומעצם היותם עסק קטן, קיים קושי, להקציב משאבי זמן וכסף לפיתוח ההנהלה והעובדים. המציאות העסקית, ובעיקר התחרות, מחייבת כל עסק להשתפר על ציר הזמן. במקרים רבים ההבדל בין חברה מובילה לבין חברה מדשדשת, נובע מאיכות החיבורים הנוצרים בין אנשים, הון, תהליכים, טכנולוגיה, מבנה ארגוני וכו’ – הן בתוך העסק והן מול הסביבה (לקוחות, ספקים, מתחרים ועוד). ניהול נכון של החיבורים – בתוך הארגון ועם הסביבה – מאפשר סנכרון מאמצים ומשפיע באופן ישיר על התפוקות. סוגיה זו, הנכונה בכל עסק או חברה, נכונה במיוחד בשותפויות.
פעמים רבות שמעתי מלקוחות שלי על חוסר סינרגיה, ועל פגיעה בתפוקה הנגרמת כתוצאה מכך:
“אני מרגיש שכיר בארגון שלי. זה ודאי לא מוסיף למוטיבציה שלי” (מדברי שותף בארגון בתחום הפיננסי).
“כשאני רוצה לפתח תחום חדש או שוק חדש, אין לי על מי להטיל את המשימה. לכל עו”ד – יש תפקיד מוגדר”. דברי שותף מנהל במשרד עו”ד בגודל בינוני.
“אני מאוד מעריך את אבא – אך הוא מנותק מהמציאות היום” – דברי “דור שני” בחברה משפחתית בתחום הציוד הרפואי.
“צמיחת החברה, וכניסת שותפים חדשים, גרמו לחוסר בהירות בחלוקת העבודה, המקרינה גם לעובדים השכירים” – מדברי שותף מנהל במשרד אדריכלים.
“אין כאן כתובת לבעיות העובדים” – מדברי מומחה שכיר בחברת רואי חשבון המנוהלת ע”י שני שותפים.
פרויקט Win – Win Synergy יגרום לסילוק קשיים אלה
הפרויקט ממוקד בבעיה ארגונית ספציפית
שותפים שונים איש מרעהו במימדים רבים. גם אם יש להם השכלה משותפת, ואולי אף למדו יחד, יש להם עוצמות שונות, הם באים ממקומות שונים, בעלי רקע אישי שונה, יכולות שונות, מבנה אישיותי, כישורים וניסיון שונים.
שונות זו היא היא המפתח לסינרגיה ולעוצמה המשותפת של המשרד. כך לדוגמה, ליוויתי לקוח- חברת ניהול פרויקטים בתחום התחבורה. בחברה היה שותף אחד שאהב להשיג פרויקטים. הוא הכיר את כל “הפוליטיקות” ובעלי התפקידים והקדיש זמן רב בקישרי חוץ ובהגשת המכרזים. שותף אחר היה הראש המקצועי לניהול הכולל של הפרויקטים. שותף שלישי היה המנהל של המשרד והצוות. אך שונות זו גם מאיימת, ולעיתים קרובות מדי מביאה לקונפליקטים, הפוגעים בתפוקות.
פרויקט Win Win Synergy
נועד להחזיר את הסינרגיה לחברה של שותפים תוך התמקדות בבעיה ארגונית קריטית.
הקמת שותפויות מלווה, במקרים רבים באמונה בסיסית וחדוות יצירה בין השותפים. לפעמים יש צורך להחזיר דבק זה שיצר את הסינרגיה בהקמת השותפות.
לצורך כך פותח במרכז סינרגיה פרויקט ממוקד Win Win Synergy לפעילות עם ההנהלה, השותפים והעובדים. הפרויקט עוסק בקושי ממוקד עמו מתמודד העסק. הקושי יכול להיות עצם איכות יחסי הגומלין בין השותפים, או בעיה ספציפית אחרת כגון: תלונות רבות של ללקוחות על איכות השירות, רצון של אחד השותפים לפרוש, או לחילופין להכניס את אחד מילדיו או בן משפחה אחר, תחלופה גבוהה של עובדים, , קושי בהעברת השרביט בין בני הדור המייסד, לדור ההמשך, חששות והתלבטויות לקראת רכישה ע”י חברת ענק, זרימה לא טובה של תהליכי עבודה בין מחלקות שונות. ועוד.
הפרויקט מורכב ממספר שלבים. להלן מתוארים השלבים ומודגמים על תהליך בו התמקדנו על צמצום טשטוש בין שותפים במשרד עורכי דין שחווה צמיחה מהירה ובעיקבותיה הכנסת שותפים נוספים שלא היו שייכים ל”דור המייסדים”. כל התהליך מבוצע מול כל השותפים (אלא אם כן הוחלט אחרת בהסכמה מלאה):
- פגישת היכרות ואבחון עם כל השותפים – בפגישה זו נקבל מידע על הנושא מזוית הראיה של כל שותף. בדוגמה כאן קיבלנו מידע על הבעייתיות שהצמיחה והכנסת השותפים החדשים גרמה. שמענו את הדעות של השותפים הוותיקים והחדשים. הגענו להחלטה שיש להתמקד בשלב ראשון בהגדרה מחודשת של תחומי הסמכות והאחריות של כל שותף במשרד ופרסומם לכלל העובדים.
פגישת ייעוץ זו, תיתן לך ערך מוסף רב גם אם לא תמשיך בפרויקט איתנו. זו פגישה אישית המתמקדת בארגון שלכם, וניתן להזמין אליה חברי הנהלה נוספים שאינם שותפים. במהלכה כל משתתף ימלא את שאלון 7 דפוסי יחסי הגומלין. כשבוע אחרי הפגישה תקבלו משוב והמלצות לעבודה אישית ו/או עם מרכז סינרגיה.
- סדנת לימוד בת חצי יום עם השותפים והעובדים הרלוונטיים. בסדנא, בדוגמה שלפנינו מיפו המשתתפים, בעזרת שאלון מובנה, את דפוסי יחסי הגומלין לאורך תהליכי העבודה הבסיסים.
המיפוי אפשר, במהירות ובמשאבים מצומצמים, לאתר דפוסים לא בריאים של יחסי גומלין ודפוסים מוצלחים יותר. על בסיס זה ניתן היה לבנות תכנית עבודה הכוללת הבהרת תפקידים וציפיות מכל שותף.
- פגישות/ ראיונות להעמקה – בהתאם לצורך.
- הכנת טיוטה תכנית עבודה. בדוגמה שלנו –מעבר לחידוד גזרות תפקיד וסמכויות עלו סוגיות נוספות הקשורות בצמיחת המשרד וחייבו התערבות.
- פגישה עם הנהלת הארגון להצגת תכנית העבודה.
- סדנא להסכמה על תכנית העבודה וסיכומה כתכנית פעולה. בסוף תהליך הפרויקט מקבלת החברה תכנית פעולה מפורטת בכתב, המאפשרת לה לבצע את השינוי בכוחות עצמה.
במידת הצורך ייתן המרכז סיוע נוסף להשלמת תהליך הפרויקט עד לשביעות רצון מלאה של הלקוח.
מסגרת הזמן של הפרויקט – תהליך ממוקד זה נמשך כחודשיים (על פי זמינות והעדפות החברה) והוא דורש משאבי זמן ותקציב נמוכים יחסית לאיכות התפוקות שניתן לקבל ממנו (כלומר, ROI גבוה מאד). מניסיוננו, תוצרי הפרויקט נשמרים לאורך זמן, שכן כחלק מתוכנית העבודה מסוכמים עם הלקוח הכלים לשימור תוצרי הפרויקט.
